Cómo abrir una cafetería en México: formato, costeo del café, fila y trámites
Respuesta corta: Una cafetería se abre decidiendo primero el formato (barra al paso o cafetería con sala), costeando cada bebida con sus tamaños, leches y extras, y diseñando la fila de la hora pico, porque ahí se gana o se pierde la venta. Los trámites son los de cualquier restaurante: alta ante el SAT, aviso de funcionamiento ante COFEPRIS (aplica a cafeterías y fuentes de sodas) y licencias de tu municipio. El punto de venta debe capturar rápido, manejar modificadores con precio y descontar leche, café y jarabes del inventario.
¿Qué formato de cafetería me conviene?
| Formato | Para quién | Reto principal |
|---|---|---|
| Barra al paso (para llevar) | Zonas de oficinas, escuelas, paso peatonal | Velocidad en hora pico y fila |
| Cafetería con sala | Zonas residenciales, universidades, trabajo remoto | Rotación de mesas: el cliente de un café se queda horas |
| Café con panadería o repostería | Barrios con tradición de pan | Merma de pan al cierre; ver cómo abrir una panadería o pastelería con consumo |
Contexto del giro: los Censos Económicos 2019 (datos 2018) contaron 69,599 unidades de cafeterías, fuentes de sodas, neverías y refresquerías, con 209,685 personas ocupadas, unas 3 por unidad. Son negocios pequeños con poco personal, donde cada segundo de captura cuenta.
¿Cuánto cuesta una bebida? Ejemplo de latte
Un latte lleva café, leche y desechables. Ejemplo con cifras supuestas:
| Insumo | Cálculo | Costo |
|---|---|---|
| Café | 18 g de un kilo de $420 | $7.56 |
| Leche entera | 250 ml a $24 el litro | $6.00 |
| Vaso, tapa y manga | $3.50 | |
| Azúcar, agitador, servilleta | $1.00 | |
| Costo total | $18.06 |
Si lo vendes en $65 con IVA, el precio sin IVA es $56.03 ($65 ÷ 1.16) y el costo es 32.2 % de la venta. Calcular sobre $65 daría 27.8 % y te engaña: el IVA no es tuyo. Ver precios con IVA incluido en el menú.
¿Cómo cobro las leches y los extras?
Cada alternativa tiene su costo y se cobra como modificador con precio:
| Opción | Costo extra (ejemplo) | Cargo con IVA | Costo sobre precio sin IVA |
|---|---|---|---|
| Leche de avena (250 ml a $48 el litro, en lugar de entera) | $6.00 más | $20 | 34.8 % |
| Shot extra de espresso | $4.20 | $18 | 27.1 % |
| Jarabe de vainilla (20 ml) | $3.00 | $15 | 23.2 % |
Una nota libre («con avena») no descuenta inventario ni cobra; un modificador con precio sí. Ver modificadores con precio vs. notas libres y menú de cafetería: tamaños, leches y extras.
¿Cómo evito que la fila de la hora pico me quite ventas?
- Cuenta el tiempo por cliente. Si capturar y cobrar toma 45 segundos, una caja atiende unas 80 personas por hora; si toma 90 segundos, 40.
- Separa caja y barra: quien cobra no prepara.
- Tickets o pantalla en la barra para que el barista sepa el orden.
- Pocas decisiones al cliente: 3 tamaños, 4 leches, extras en una sola lista.
- Cobro rápido: terminal bancaria lista y cambio preparado.
Más en barra de café: órdenes en fila.
¿Qué trámites necesita una cafetería?
- SAT: RFC, régimen y facturación. Ver permisos para abrir un restaurante en México.
- COFEPRIS: el aviso de funcionamiento aplica, entre otros, a cafeterías y fuentes de sodas; es gratuito y requiere alta en DIGIPRiS, identificación y e.firma.
- Higiene: NOM-251; ver NOM-251 en restaurantes.
- Municipio: licencia de funcionamiento y uso de suelo; consulta con tu municipio.
- Personal: altas en el IMSS.
¿Cómo hago que el cliente regrese?
El café es de hábito: una tarjeta de puntos con el teléfono del cliente cuesta poco y genera visitas repetidas. Ver programa de lealtad para cafetería.
Cómo lo resuelve Repos
- Servicio rápido (mostrador o para llevar) para la fila, y Nueva mesa si tienes sala.
- Modificadores con precio (leche de avena, shot extra, jarabe) que suman a la cuenta y descuentan su insumo del almacén.
- Insumos con tres unidades (compra, almacén, receta): compras el café por kilo y la receta lo usa en gramos.
- Tarjeta de puntos con el teléfono del cliente, con canje en Caja.
- Pantalla de cocina o comandas por área para que la barra reciba la orden en su propia pantalla o impresora.
- Corte ciego al cierre, con cajera que cuenta por denominación sin ver cuánto debería haber.
Por qué Repos para una cafetería: vende aunque se vaya el internet (importante en la hora pico) y no cobra por tablet ni por pantalla de barra: el precio es $350 MXN al mes con IVA con todo incluido. Para el comparativo ver mejor punto de venta para cafetería.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta abrir una cafetería?
Depende de local, equipo (máquina de espresso, molino, refrigeración) y obra; no hay una cifra única confiable. Cotiza por escrito y suma un colchón de al menos tres meses de gastos fijos.
¿Qué porcentaje de costo debe tener un café?
Calcula el tuyo: costo de los insumos de la receta entre el precio sin IVA. En el ejemplo de este artículo, un latte de $65 con IVA sale en 32.2 %.
¿Necesito factura en una cafetería?
Si el cliente la pide, sí; si no, la venta se incluye en la factura global. Consulta los plazos con tu contador.
¿Cuántas personas necesito para atender?
Los Censos Económicos 2019 promedian unas 3 personas ocupadas por cafetería; mídelo con tu fila real en la primera semana y ajusta.
Fuentes
- INEGI, La industria restaurantera en México, Censos Económicos 2019, consultado 2026-10-29
- Ventanilla MiPyMEs, aviso de funcionamiento, consultado 2026-10-29
- DOF, NOM-251-SSA1-2009, consultado 2026-10-29