Pedidos por WhatsApp en un restaurante: cómo organizarlos sin perder ninguno
Respuesta corta: Los pedidos por WhatsApp se pierden cuando viven sólo en el chat: alguien los lee, los apunta en papel y los pasa a cocina de memoria. Se organizan con tres reglas: que el cliente mande el pedido en un formato fijo (o desde un enlace que lo arma solo), que una sola persona los capture en la caja y que cada pedido tenga hora, dirección, forma de pago y confirmación. Así el pedido de WhatsApp es una cuenta más, con comanda a cocina y con lugar en el corte.
¿Dónde se pierden los pedidos de WhatsApp?
- Chats mezclados: el pedido de las 2:10 queda enterrado bajo un "gracias" a las 2:15.
- Pedidos incompletos: "mándame una de pepperoni" sin tamaño, sin dirección, sin hora.
- Doble captura: se lee en el teléfono del dueño y se teclea después en la caja o se canta a cocina.
- Sin cuenta: se cobra en efectivo al repartidor y nadie lo registra, así que no entra al corte.
- Un solo teléfono: si quien lo contesta sale a comer, el restaurante deja de vender.
¿Cómo se estructura un pedido que no se confunde?
Pide siempre los mismos datos, en este orden (puedes dejarlo como mensaje de bienvenida):
- Nombre y teléfono.
- Para recoger o a domicilio.
- Dirección y referencia (para domicilio): "portón verde, frente al parque".
- Productos con cantidad y variante (tamaño, término, salsa).
- Forma de pago: efectivo (con cuánto paga, para llevar cambio) o transferencia.
- Hora deseada o "lo antes posible".
Después responde con un resumen y el total: "Pedido: 2 hamburguesas sencillas + 1 papas grandes. Total $325 con envío. Llega en 40 min". Esa confirmación deja por escrito qué se pidió y cuánto cuesta; si hay una discusión, el chat es la prueba.
¿Cómo se captura en la caja?
- Una persona por turno es responsable del WhatsApp (el cajero o quien despacha).
- Al recibir el pedido, abre la cuenta como Domicilio o Teléfono (para recoger), busca al cliente por teléfono y captura los productos.
- Manda a cocina: la comanda sale impresa o en pantalla con el mismo formato que el salón.
- Contesta al cliente con el total y el tiempo.
- A domicilio: asigna repartidor cuando cocina termina.
¿Cómo se ve con un ejemplo de pizzería?
Pedido de sábado a las 8:45 pm: "2 grandes, una mitad pepperoni y mitad hawaiana, otra de queso, refresco 2 L. Calle Álamos 14, reja negra". Quien captura abre Domicilio, escoge o da de alta al cliente con teléfono y referencia, agrega la pizza grande de mitades, el refresco y manda a cocina. En el chat responde: "Total $410. Sale en 35 min. ¿Pagas en efectivo? ¿Con cuánto?". Si el cliente dice "con $500", queda anotado el cambio que lleva el repartidor.
¿Y si hago que el pedido llegue ya armado?
La forma de quitar la captura manual es que el cliente arme el pedido en un enlace y WhatsApp sólo reciba el resultado. Con el menú en línea el pedido llega escrito en el chat o directo a la caja, con productos y total correctos. Ver Menú en línea para restaurante sin comisiones.
Checklist diario del WhatsApp del restaurante
- [ ] Mensaje automático de bienvenida con horario y enlace del menú.
- [ ] Una persona responsable por turno.
- [ ] Todo pedido aceptado tiene cuenta en caja antes de prometer el tiempo.
- [ ] Al cierre, revisar que no queden chats sin respuesta.
- [ ] Domicilios fuera del radio se rechazan con un mensaje amable y la opción de recoger.
Cómo lo resuelve Repos
- En Menú digital › Pedidos, Por WhatsApp abre un chat con el pedido ya escrito: el cliente arma en el menú en línea y tú recibes el texto completo.
- Con A mi caja, el pedido llega directo a la caja y el comensal sigue su pedido en una página.
- Cuatro formas de abrir cuenta: Domicilio y Teléfono (para recoger) sirven para capturar lo que llega por chat.
- Clientes frecuentes: escribes los 10 dígitos del teléfono y Repos elige al cliente con su dirección y referencia.
- La comanda sale a la impresora térmica de red o a la pantalla de cocina, igual que en el salón.
- Enlace del repartidor: desde el pedido en la calle, Más › Enlace del repartidor › Enviar por WhatsApp para que confirme la entrega desde su teléfono.
Por qué Repos para pedidos por WhatsApp: cada pedido, llegue por chat, menú o teléfono, es una cuenta en la misma caja y entra al corte; todo por $350 MXN al mes con IVA, sin cargo por tablet o usuario extra.
Preguntas frecuentes
¿Repos contesta los mensajes de WhatsApp por mí?
No. Repos arma el pedido escrito y te lo manda; la conversación con el cliente la llevas tú.
¿Necesito WhatsApp Business?
No es requisito de Repos. Úsalo si quieres mensaje de bienvenida y respuestas rápidas en el chat.
¿Cómo evito pedidos falsos por WhatsApp?
Confirma por llamada los pedidos grandes o de una dirección nueva, y para transferencias no mandes a cocina hasta confirmar el depósito en tu banco.
¿Qué hago con los pedidos fuera de horario?
Define un horario y responde el mismo mensaje fuera de él. En el menú en línea, fuera de horario nadie puede pedir.
Fuentes
- Ayuda de Repos, consultado 2026-10-29