Inventario de café, leches y jarabes en una cafetería

Respuesta corta: En una cafetería el inventario se controla en gramos de café, mililitros de leche y de jarabe, y piezas de vaso, tapa y manga. Cada bebida tiene una receta por tamaño; los extras (leche de almendra, shot, jarabe) son modificadores que cambian lo que se gasta. Lo que más pesa es la leche y los extras: un cambio de leche entera a vegetal puede costar tres veces más y, si se cobra poco, el margen desaparece.

¿Cuánto cuesta un latte por tamaño?

Cifras supuestas: café en grano $380 / kg, leche entera $15 / L, vaso con tapa y manga $4.50.

	Chico 12 oz	Mediano 16 oz	Grande 20 oz
Café (doble) 18 g	$6.84	$6.84	$6.84
Leche entera	220 ml = $3.30	300 ml = $4.50	380 ml = $5.70
Vaso, tapa, manga	$4.50	$4.50	$4.50
Costo total	$14.64	$15.84	$17.04

Si el mediano se vende en $65 con IVA ($56.03 sin IVA), el costo es 28.3 %. El café es parte fija; lo que crece con el tamaño es la leche. Por eso el grande «regala» margen si se cobra poco por la diferencia de tamaño.

¿Qué pasa con la leche vegetal?

Leche de almendra a $55 / L:

• 300 ml de entera = $4.50; 300 ml de almendra = $16.50.
• La diferencia es $12.00.
• Si cobras el cambio a $15 con IVA ($12.93 sin IVA), te quedan $0.93.

Un extra que no deja nada es un extra mal cobrado. Fija el precio del cambio con el costo real: ver modificadores que descuentan inventario.

¿Cómo se costea un jarabe o un shot extra?

• Jarabe: botella de 750 ml a $180 = $0.24 / ml. Una porción de 15 ml cuesta $3.60; cobrada a $12 con IVA ($10.34 sin IVA), el costo es 34.8 %.
• Shot extra de espresso: 9 g de café = $3.42. Fácil de olvidar.
• Crema batida, canela, chocolate: pequeñas, pero se acumulan.

¿Dónde se pierde la leche?

• Espuma que se tira en la jarra y vapor mal calibrado.
• Leche abierta que caduca: una caja de 12 litros abierta dura pocos días en refrigeración; define tus días y etiqueta.
• Porciones a ojo del barista: 300 ml se vuelven 350.
• Bebidas que se rehacen por error o por queja.

Una jarra con indicadores de nivel y una receta por tamaño bajan el desperdicio. Anota las bebidas rehechas con motivo (ver merma vs desperdicio).

¿Cómo se lleva el inventario sin frenar la fila?

La barra no puede detenerse a registrar. El inventario se descuenta de la venta: cada bebida cobrada ya dice qué insumos gastó. Lo que el barista hace es porcionar bien; el control se hace al cierre.

Cómo lo resuelve Repos

• Insumos con tres unidades: la leche se compra en caja de 12 litros, se reporta en litros y la receta la pide en mililitros; el costo por mililitro se calcula solo.
• Una receta por bebida y tamaño con su costo y su Costo %.
• Modificadores con insumos: «Leche de almendra» usa el efecto Reemplaza por (cambia la leche entera por la de almendra); un shot extra es un Agrega.
• Servicio rápido para mostrador y para llevar, sin mesas, con la fila fluida.
• Vida útil (días) para leche abierta, jarabes preparados, cremas y pasteles.
• Descuento del almacén por lo vendido, de fábrica al hacer el corte del día.
• Conteo a ciegas de los insumos caros (café en grano, leches vegetales) en tablet, con la lista «Conteo de la barra» precargada.
• Consumo de insumos por venta: leche teórica contra leche real para detectar porciones de más.

Por qué Repos para una cafetería: cobra rápido en mostrador, descuenta leche y café por receta y modificador, y no cobra por tablet ni por pantalla; un precio cerrado de $350 MXN al mes con IVA, con venta que sigue aunque se vaya el internet.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos gramos de café lleva un espresso?

Depende de tu receta; 18 g para un doble es una referencia común. Pésalo en tu molino y fija la medida.

¿Cómo costeo una bebida fría con hielo?

El hielo se costea por vaso (peso o volumen) y su costo es bajo, pero el espacio del vaso lleno de hielo reduce la leche; ajusta la receta.

¿Los pasteles de la vitrina entran al mismo inventario?

Sí, como productos con su receta; para postres ver mermas en panadería y postres.

¿Qué hago con la leche que sobra al cierre?

Si sigue dentro de su vida útil, se guarda con etiqueta; si no, se anota como merma por caducidad.

Fuentes

• Ayuda de Repos, consultado 2026-10-29