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Base de datos de clientes frecuentes: qué guardar y cómo usarla en tu restaurante

Por Repos · Actualizado · Markdown

Respuesta corta: La base de datos de clientes frecuentes de un restaurante necesita pocos datos bien capturados: nombre, teléfono a 10 dígitos y, según el uso, dirección de entrega con referencia, correo y datos fiscales. Se llena sola si capturas al cliente cuando hace un pedido a domicilio, abre crédito, pide factura o se registra en puntos. Sirve para repetir pedidos, avisar promociones y medir quién regresa.

¿Qué datos conviene guardar?

Dato Para qué sirve Cuándo pedirlo
Nombre Saludar y encontrarlo Siempre
Teléfono (10 dígitos) Identificarlo, avisar, puntos Siempre
Dirección, referencia y colonia Entregas a domicilio Sólo si pide domicilio
Correo Enviar la cuenta, factura, puntos Si lo ofrece
Datos fiscales Facturar Sólo si pide factura
Observaciones "Sin cebolla", "alérgico a nuez" Cuando se repite

Regla: pide lo que vas a usar. Cada dato extra en una llamada es una excusa para colgar.

¿Cómo se llena sin que parezca interrogatorio?

  1. Primer pedido a domicilio o teléfono: el teléfono ya lo tienes; pide nombre y dirección.
  2. Programa de puntos: "¿Me da su teléfono para sus puntos?" (Programa de puntos con el teléfono del cliente).
  3. Crédito (fiado): se abre una ficha al darle crédito (Crédito a clientes (fiado): cómo controlarlo).
  4. Factura: al pedirla, guardas sus datos fiscales para la siguiente.
  5. Cuenta por correo: el correo se guarda para la próxima (Enviar la cuenta por correo al cliente).

¿Qué se hace con la base?

  • Repetir pedidos rápido: busca por teléfono y la dirección aparece.
  • Avisar promociones a quienes ya te compraron (mensaje de WhatsApp con el enlace de tu menú en línea).
  • Detectar quién dejó de venir: clientes que antes pedían cada semana y llevan un mes sin hacerlo.
  • Segmentar: los de domicilio, los de salón, los que usan crédito.
  • Exportar a una hoja de cálculo para trabajar listas.

¿Qué cuidar legalmente?

Los datos personales se tratan con aviso de privacidad. Ten uno visible, usa los datos sólo para lo que dijiste y no los compartas. Si exportas la lista, guárdala con cuidado y bórrala cuando ya no la uses. Esto es orientación general, no asesoría legal.

Checklist de higiene de la base

  • [ ] El teléfono siempre con 10 dígitos, sin lada duplicada.
  • [ ] Una sola ficha por cliente (evita duplicados con otro nombre).
  • [ ] La referencia de dirección escrita para que el repartidor no llame.
  • [ ] Datos fiscales sólo de quien pidió factura.
  • [ ] Revisión trimestral de fichas sin movimiento.

Cómo lo resuelve Repos

  • Clientes frecuentes (Configuración › Clientes): Nombre, Teléfono, Dirección de entrega, Referencia, Colonia y Observaciones; correos y datos fiscales.
  • Búsqueda por nombre, domicilio o teléfono; con los 10 dígitos del teléfono, Repos elige solo al cliente en Caja.
  • Al abrir un pedido a Domicilio ves los clientes frecuentes sin escribir nada; con tres letras o el teléfono buscas a los demás; Agregar cliente nuevo y Guardar y abrir el pedido hacen las dos cosas.
  • El botón Crédito le da número de tarjeta, PIN y tipo de crédito al cliente.
  • Exportar CSV descarga Nombre, Teléfono, Dirección, Correos y Observaciones para abrir en una hoja de cálculo.
  • Clientes compartidos entre sucursales, si tienes más de una.
  • Los correos guardados se usan en Enviar por correo desde Caja.

Por qué Repos para tus clientes frecuentes: la ficha del cliente sirve a la vez para domicilio, crédito, factura, correo y puntos, dentro del precio cerrado de $350 MXN al mes con IVA, sin módulo de clientes aparte.

Preguntas frecuentes

¿Puedo sacar mi lista de clientes?

Sí. El botón Exportar CSV descarga un archivo con nombre, teléfono, dirección, correos y observaciones.

¿Qué pasa si borro un cliente?

Se borran también sus correos, su domicilio y su crédito; Repos te pide aceptar el aviso antes.

¿Se puede buscar a un cliente por teléfono?

Sí. Con los 10 dígitos Repos lo elige solo; si nadie tiene ese teléfono, avisa.

¿Repos manda mensajes de promociones a mis clientes?

No. La lista te sirve para tus propios mensajes de WhatsApp o correo.

Fuentes