Compras con factura del proveedor y alzas de precio: cómo capturarlas y reaccionar
Respuesta corta: Capturar la factura del proveedor renglón por renglón (cantidad, unidad, precio) hace que el inventario suba con lo que de verdad llegó y que el precio de cada insumo se actualice. Al capturar conviene comparar cada precio contra la última compra, validar que la factura no esté repetida y que el total cuadre con el papel. Cuando un insumo sube, el costo de todos los platillos que lo usan sube también, y hay que decidir si absorber, renegociar, cambiar porción o ajustar el precio.
¿Qué se captura de una factura de compra?
- Proveedor y documento (folio de la factura o de la remisión).
- Fecha de la factura.
- Almacén al que entra la mercancía.
- Renglones: insumo, cantidad, unidad, precio y descuento.
- Total de la factura, para comparar contra lo capturado.
- Notas: «faltó una caja», «entrega a las 8».
El precio capturado es lo que pagaste: el importe menos el descuento. El IVA de los insumos gravados se maneja aparte y sólo entra al costo si así lo decides.
¿Cómo detecto un alza de precio?
Comparando cada renglón con la última compra del mismo insumo. Ejemplo:
- Queso Oaxaca: la última compra fue a $120 / kg, hoy llega a $138 / kg.
- Alza: $18 ÷ $120 = 15 %.
- Platillo con 80 g de queso: +$1.44 por plato.
- 600 platos al mes: +$864 al mes en un solo insumo.
Otro ejemplo: aceite de $42 a $48 por litro (+14.3 %); si usas 90 litros al mes, son $540 más.
¿Qué hago cuando un insumo sube?
| Opción | Cuándo conviene |
|---|---|
| Absorber el alza | Si es pequeña, temporal y el platillo tiene margen |
| Renegociar o cotizar con otro proveedor | Siempre antes de decidir; compara 2 o 3 |
| Reducir o cambiar la porción | Si el platillo lo permite sin que se note |
| Cambiar de insumo | Si hay un sustituto de calidad parecida |
| Subir el precio del platillo | Si el alza es permanente y afecta el porcentaje de costo |
| Promover otro platillo | Si el afectado deja de ser rentable (ver ingeniería de menú) |
Para saber cuánto subir un platillo: nuevo costo ÷ porcentaje objetivo. Si el costo pasó de $29.38 a $30.82 y tu meta es 30 %, el precio sin IVA debe ser $102.73 (antes $97.93).
¿Por qué verificar si la factura ya se capturó?
Porque es fácil capturar dos veces la misma factura, y entonces el inventario sube el doble. La validación es: mismo proveedor, mismo documento.
¿Cuándo pagar y qué comparar?
- Contra la mercancía recibida (ver recepción de proveedores).
- Contra el pedido que hiciste.
- Contra el precio pactado.
- Contra otro proveedor, al menos cada trimestre.
¿Cómo se refleja el alza en tus recetas?
Cada compra cambia el precio del insumo, y con él el costo de todos los platillos que lo llevan. Si lo haces en una hoja de cálculo, tienes que recalcular a mano; si el costo viene de la compra, cambia solo (ver cómo costear una receta).
Cómo lo resuelve Repos
- Compras (Oficina): captura de facturas por proveedor, con Documento, Fecha, «Entra al almacén», renglones con Cantidad, Unidad, Precio y Descuento, y Notas.
- Repetir la última compra de ese proveedor, y Precargar una lista o un grupo, para no capturar renglón por renglón lo de siempre.
- Aviso de alza: junto al precio, Repos dice cuánto subió o bajó contra la última compra de ese insumo.
- Aviso de factura repetida: si ya existe una con ese documento del mismo proveedor, lo avisa con «Abrir la existente».
- Total de la factura: Repos lo compara con lo capturado y te dice la diferencia.
- Aplicar al inventario: la mercancía entra al almacén y fija el precio de compra, y con él el costo de las recetas que usan ese insumo. Se aplica entera y no se deshace.
- Reportes: Comparativo de precios de compra (precio, precio anterior, variación), Compras por proveedor y el Historial de precios en la ficha del insumo.
- Pedido sugerido → Crear compra: deja una compra Capturada para ajustar precios y aplicar.
- Captura de compras desde teléfono o tablet.
Por qué Repos para tus compras: el aviso de alza y el costo de recetas están ligados a la factura que capturas, sin hojas de cálculo; incluido en $350 MXN al mes con IVA y capturable aunque no haya internet.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio capturar la factura para dar entrada a la mercancía?
Para que el inventario y el costo se actualicen sí; la factura o la remisión es el documento que respalda lo que entró.
¿El IVA entra al costo del insumo?
Depende de tu política; en Repos sólo entra con el ajuste «El costo de compra incluye el impuesto» encendido en Configuración › Parámetros.
¿Qué hago si capturé algo mal y ya apliqué la compra?
No se borra: se corrige con otro movimiento (una merma o un ingreso) o con un conteo.
¿Cada cuánto comparo proveedores?
Cada trimestre para insumos grandes, o cada vez que un insumo sube más del 10 %.
Fuentes
- Ayuda de Repos, consultado 2026-10-29