Recepción de proveedores sin ver la factura: checklist para contar primero
Respuesta corta: Recibir sin ver la factura significa contar y pesar la mercancía primero, anotar lo que llegó y sólo después comparar con la remisión o factura del proveedor. Así quien recibe no se deja guiar por la cantidad impresa («diez cajas», «veinte kilos») y la diferencia sale a la luz antes de firmar. Se complementa con revisar temperatura, fecha y calidad, y con capturar la compra en el sistema con lo que de verdad llegó.
¿Por qué no conviene mirar primero la factura?
Cuando el que recibe ya lee «20 kg de pollo», cuenta con la idea de que son 20. En plena prisa, firma. Después se abren las cajas y faltan dos kilos o la mitad de la verdura viene marchita, pero la factura se cobra completa. Contar primero quita ese sesgo y deja constancia de lo recibido.
¿Cuál es el procedimiento paso a paso?
- Recibe en el lugar y hora definidos, fuera del servicio pico. Un solo responsable por turno.
- Revisa el vehículo y el empaque: limpieza, hielo, que lo congelado venga congelado.
- Mide temperatura en refrigerados y congelados con un termómetro de sonda y anótala.
- Pesa y cuenta cada renglón en una báscula del restaurante, no la del proveedor. Cajas completas abiertas al azar, no sólo la de arriba.
- Revisa calidad y fecha: color, olor, firmeza, caducidad. Lo que no cumple se rechaza en el momento.
- Anota lo recibido en una hoja o en la tablet, sin mirar todavía la remisión.
- Compara con la remisión: faltantes, sobrantes, precio unitario.
- Firma lo que contaste, no lo que dice el papel. Si hay diferencia, anótala en la propia remisión y pide nota de crédito.
- Guarda inmediatamente en su almacén y con su etiqueta de fecha (ver PEPS en la cocina).
¿Cuánto cuesta una diferencia que nadie notó?
Ejemplo: el pedido dice 20 kg de pollo a $68 el kilo y llegan 18.4 kg. La diferencia es 1.6 kg × $68 = $108.80 en una entrega. Con tres entregas a la semana son unos $1,300 al mes sólo en pollo, sin sumar res, verdura ni lácteos.
¿Qué hago si hay diferencia?
- Faltante: nota de crédito o entrega del complemento al día siguiente, por escrito.
- Producto en mal estado: se devuelve y se anota; si se recibió y se tiró, es una pérdida a cargo del proveedor, no del restaurante.
- Precio distinto al acordado: no se paga hasta aclarar; revisa el comparativo de precios.
¿Quién debe recibir?
Una persona distinta a quien hace el pedido y a quien autoriza el pago. Si las tres cosas las hace la misma persona, nadie la revisa.
Cómo lo resuelve Repos
Repos no esconde la factura por sí mismo; el efecto de recibir primero y comparar después se logra con el orden en que capturas la compra en la Oficina › Compras:
- Capturas primero los renglones con la Cantidad que contaste, la Unidad y el Precio. El Total de la factura es un campo opcional que se llena al final.
- Total de la factura: Repos lo compara con lo capturado y te dice la diferencia.
- Junto al precio, dice cuánto subió o bajó contra la última compra de ese insumo.
- Aviso de factura repetida: si ya existe una con ese documento del mismo proveedor, lo avisa con «Abrir la existente».
- Notas de la compra, como «faltó una caja», para que quede el porqué.
- La compra queda Capturada (se corrige y se borra) hasta que tocas «Aplicar al inventario»; ahí la mercancía entra al almacén y no se deshace.
- Captura desde teléfono o tablet para registrar en el mismo muelle de recepción.
Por qué Repos para recibir mercancía: la compra entra al inventario con la cantidad que contaste, con aviso de alza de precio y de factura repetida, incluido en $350 MXN al mes con IVA y sin depender de internet para capturar.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo que una recepción ciega?
Es la misma idea: contar sin la cifra a la vista. En almacenes grandes se logra ocultando la orden de compra; en un restaurante basta con anotar antes de leer.
¿Qué pasa si el proveedor no deja contar?
Es una señal de alerta. Un proveedor serio acepta que revises; si insiste en que firmes rápido, cambia de proveedor o recibe siempre con un segundo testigo.
¿Hay que pesar todo?
Lo que se vende por kilo, sí. Lo que viene por pieza o caja cerrada se cuenta, y se abre una muestra al azar.
¿Cada cuánto reviso la báscula?
Revisa semanalmente con un peso conocido (una bolsa de azúcar de 1 kg sellada) que esté dentro de lo esperado.
Fuentes
- Ayuda de Repos, consultado 2026-10-29