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¿Cómo cambiar de punto de venta sin parar el restaurante? Plan de migración paso a paso

Por Repos · Actualizado · Markdown

Respuesta corta: Cambiar de punto de venta sin parar el restaurante se logra instalando y probando el sistema nuevo mientras el anterior sigue vendiendo, cargando la carta antes de la fecha de cambio, ensayando impresoras y permisos con el equipo, y haciendo el cambio un día de poca venta con el sistema anterior disponible de respaldo. Repos se instala en la computadora del restaurante sin técnico y trae un restaurante de ejemplo para practicar; el cambio completo se planea en una semana de ensayos, no en una noche.

¿Qué conviene respaldar del sistema actual antes de empezar?

Antes de tocar nada, guarda del sistema anterior:

  1. Reportes de ventas del último año o de los meses que necesites para comparar.
  2. Lista de productos con precios, grupos, modificadores, combos y promociones.
  3. Clientes con saldo a crédito (fiado) y saldos de puntos, si los manejas.
  4. Inventario inicial: existencias contadas el día del cambio.
  5. Facturas CFDI pendientes de cancelar o sustituir.
  6. Datos fiscales: RFC, régimen y el certificado (CSD) para facturar.

¿Qué día conviene hacer el cambio?

Elige el día de menor venta de tu semana (en muchos restaurantes, lunes o martes) y empieza al abrir, no a mitad de servicio. Evita fines de semana, quincenas, el 10 de mayo y fechas de alta demanda. No cambies la misma semana en que cambias el menú.

¿Cómo se prepara el sistema nuevo mientras el anterior vende?

  1. Contratar e instalar. Repos se contrata en repos.mx/comprar; llega un correo con la clave de licencia y el instalador (.exe para Windows o .pkg para Mac). El Instalador crea la base de datos, el Administrador y deja el sistema arrancando solo.
  2. Practicar con el restaurante de ejemplo. Repos trae un restaurante de ejemplo, Fonda La Herradura, para que el equipo abra mesas, mande a cocina y cobre sin riesgo. «Iniciar operaciones» lo borra y empieza en limpio.
  3. Cargar la carta. Captura grupos, productos, precios, modificadores con precio, combos y promociones. Repos permite importar la carta desde un archivo de Repos con vista previa antes de crear nada.
  4. Conectar impresoras. Cada área (cocina, barra, parrilla) manda su comanda a una impresora térmica de red de 80 o 58 mm o a la pantalla de cocina. Imprime una comanda de prueba por área.
  5. Dar de alta al personal. Empleados con PIN y perfil (Administrador, Gerente, Cajero, Mesero, Repartidor, Cocina). Define quién autoriza cancelaciones y descuentos.
  6. Conectar las tablets. Se conectan escaneando un QR desde Configuración › Red local, sin instalar nada.
  7. Capturar inventario y recetas por etapas. Primero la venta; después insumos con sus tres unidades, recetas y conteo inicial. La venta nunca se frena por el inventario.

¿Cómo migrar la carta desde otros sistemas?

Repos permite importar cartas desde archivos estructurados (grupos, productos y precios) para acelerar la carga inicial del menú. Clientes, empleados, inventario e historial se configuran paso a paso como en el resto del plan para iniciar con datos limpios y organizados.

¿Cómo se hace el cambio el día elegido?

Hora Acción
Antes de abrir Corte final del sistema anterior; contar el efectivo; abrir caja en Repos con el fondo
Apertura Meseros con PIN propio; revisar plano de mesas; comanda de prueba en cada área
Primeras 2 horas Un encargado acompaña a cada mesero; el sistema anterior queda disponible, apagado de la red, por si falla algo
Mitad del turno Revisar el «Resumen del día» para ver que ventas y formas de pago cuadren
Cierre Corte ciego con la cajera, comparar contra el sistema anterior o con la libreta

Ejemplo (cifras supuestas): un restaurante que vende $18,000 en un martes normal opera el cambio un martes; si las dos primeras horas generan $2,400 en cuentas, el encargado las compara con las notas de papel.

¿Qué hacer con la facturación en la transición?

  1. Sube el certificado (CSD) en reportes.repos.mx; nunca se guarda en la computadora del restaurante.
  2. Compra un paquete de timbres (100, 200 o 500; $2 MXN cada uno, no caducan).
  3. Mantén abierto el sistema anterior hasta cerrar el mes para atender cancelaciones o refacturación de cuentas que ahí se emitieron.

¿Qué riesgos tiene un cambio y cómo se reducen?

  • Comandas que no imprimen: prueba cada impresora un día antes y deja papel de repuesto.
  • Meseros que no recuerdan su PIN: entrega PIN por escrito y practica un turno.
  • Precios mal cargados: imprime la carta y revísala con el cocinero.
  • Internet caído: el cobro no depende de la red; lo que necesita internet espera. Ver qué hacer si se va el internet.
  • Faltantes de caja en el primer corte: usa corte ciego desde el primer día. Ver corte de caja ciego.

Cómo lo resuelve Repos

  • Instalador .exe o .pkg con clave de licencia, sin técnico; se actualiza solo y vuelve a la versión anterior si algo falla.
  • Restaurante de ejemplo para ensayar sin riesgo.
  • Importar la carta desde un archivo de Repos con vista previa antes de crear nada.
  • Ayuda en cada pantalla: el botón «?» abre el artículo de esa pantalla, también sin internet.
  • Alertas Repos por correo y corte ciego desde el primer día para detectar faltantes.

Por qué Repos para cambiar sin parar: se ensaya con el restaurante de ejemplo sin tocar las ventas reales mientras el sistema actual sigue vendiendo, el precio es de $350 MXN al mes con IVA sin módulos que decidir y la operación no depende del internet. Ver cómo elegir un punto de venta.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda cambiar de punto de venta?

Planea una semana de ensayos: instalación, carta, impresoras, personal y un día de cambio. No hay una cifra garantizada; depende del tamaño de la carta y del equipo.

¿Pierdo mis ventas históricas al cambiar?

No si las guardas antes: exporta los reportes del sistema anterior. Repos empieza con ventas en limpio al «Iniciar operaciones».

¿Puedo importar mis clientes y mi inventario?

No automáticamente desde otros sistemas. Se capturan en Repos; los clientes frecuentes se buscan por nombre o teléfono a 10 dígitos.

¿Qué hago si algo falla el primer día?

Ten el sistema anterior disponible, papel para comandas y un encargado por cada dos meseros las primeras dos horas.

Fuentes