Inventario diario de los insumos caros: checklist de cinco minutos
Respuesta corta: En casi todo restaurante unos pocos insumos concentran la mayor parte del gasto: carnes, mariscos, quesos, aguacate, botellas. Contarlos cada día al cierre, en una lista fija de 8 a 15 productos, toma unos cinco minutos y detecta un faltante al día siguiente en lugar de al final del mes. Se compara lo contado contra lo que las ventas debieron gastar; si la diferencia pasa de una tolerancia que tú defines, se revisa ese insumo ese mismo día.
¿Por qué contar a diario sólo lo caro?
Contar toda la bodega cada noche no es práctico. Contar una vez al mes llega tarde: ya nadie recuerda si el faltante de 12 kilos de camarón fue merma, porción servida de más o robo. El punto medio es un conteo cíclico: lo caro, a diario; lo demás, semanal o mensual.
¿Cómo elijo los insumos de la lista?
- Saca lo que compraste en los últimos 30 días, por insumo y en pesos.
- Ordena de mayor a menor.
- Toma los que suman cerca del 70 u 80 % del gasto. Casi siempre son 8 a 15 insumos.
- Agrega los que, aunque no sean caros, son fáciles de llevarse: botellas, cortes premium, cajetillas, lo que sea compacto y valioso.
Ejemplo de lista (cifras supuestas):
| Insumo | Precio | Consumo diario típico |
|---|---|---|
| Filete de res | $240 / kg | 6 kg |
| Camarón | $290 / kg | 4 kg |
| Queso Oaxaca | $135 / kg | 5 kg |
| Aguacate | $70 / kg | 7 kg |
| Tequila de la casa | $320 / botella | 3 botellas |
¿Cómo es el conteo de cinco minutos?
- Imprime o abre la lista fija, siempre en el mismo orden (el del recorrido del refrigerador).
- Cuenta sin ver el número que debería haber. Quien ve la cifra teórica tiende a «ajustar» lo que cuenta (ver conteo de inventario a ciegas).
- Cuenta lo abierto en fracciones: media caja, 0.3 de botella, 2.5 kg.
- Que lo haga el encargado de cierre, no quien lo despacha durante el turno.
- Anota fecha, hora y nombre.
¿Qué diferencia es aceptable?
Define una tolerancia por insumo, por ejemplo 3 % para lo que se porciona con báscula y 5 % para lo que se sirve a ojo. Si el aguacate debía bajar 7 kg y bajó 8.2, la diferencia es 1.2 kg × $70 = $84 en un día. No parece mucho, pero 25 días son $2,100 en un solo insumo.
¿Qué reviso cuando hay diferencia?
- ¿Se registró toda la venta? Una cuenta sin cerrar o un platillo sin enviar a cocina no descuenta nada.
- ¿Hay mermas o cortesías sin anotar?
- ¿La receta está actualizada con la porción que de verdad se sirve?
- ¿Se recibió completo el pedido del proveedor? (ver recepción de proveedores).
- Si nada de lo anterior lo explica, revisa quién tuvo acceso al insumo ese turno.
Cómo lo resuelve Repos
- Listas de insumos (por ejemplo «Conteo de la barra»): marcas una vez los insumos caros y la lista se precarga en Existencias, Compras y Conteos.
- Hacer inventario físico en Existencias esconde los saldos para que cuentes sin verlos. Lo que dejes vacío se queda como está: no contarlo no es lo mismo que cero. En la tablet se usa con teclado en pantalla.
- Revisar y aplicar separa Por corregir, Señalados (lo muy distinto a lo habitual), Saltados, Sin contar y Contados; al aplicar, cada insumo contado queda en lo que contaste y el ajuste va al historial.
- Conteo aplicado muestra el faltante o sobrante de cada insumo y su valor en pesos.
- Consumo de insumos por venta: Teórico, Real, Diferencia y Diferencia $ por insumo, para saber cuál revisar primero.
- Conteo rápido en Caja: cuántos se vendieron hoy de los productos que elijas.
Si hoy se vendió algo de ese almacén sin descontar, Repos te ofrece «Descontar la venta ahora» antes de aplicar, para no tomar la venta como faltante.
Por qué Repos para el conteo diario: el conteo a ciegas, las listas y la comparación con lo vendido son parte del inventario, sin cargo por tablet ni por módulo: $350 MXN al mes con IVA y funciona aunque se caiga el internet.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo toma si son 10 insumos?
Unos cinco minutos con la lista en el mismo orden del recorrido y una tablet o una hoja a mano.
¿Quién debe contar?
Alguien que no despache ese insumo durante el servicio; idealmente el encargado de cierre.
¿Hay que contar los fines de semana?
Sí, en especial: es cuando más producto sale y más fácil es que se pierda sin notarse.
¿Esto reemplaza el inventario completo?
No. Complementa el inventario completo mensual: el diario detecta el problema; el mensual cierra el periodo.
Fuentes
- Ayuda de Repos, consultado 2026-10-29