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Permisos por puesto en el punto de venta: qué puede hacer cada empleado

Por Repos · Actualizado · Markdown

Respuesta corta: Los permisos por puesto se definen en tres niveles: lo que cualquier empleado hace sin pedir permiso (tomar y mandar la orden), lo que requiere el puesto de cajero o gerente (cobrar, hacer cortes, retiros) y lo que siempre requiere autorización (cancelar con cheque impreso, reabrir, borrar lo enviado, descuentos altos). La regla es dar a cada puesto lo mínimo que necesita y dejar que el encargado autorice el resto con su PIN en el momento.

¿Qué es un perfil de usuario en el punto de venta?

Un perfil es un puesto (Mesero, Cajero, Gerente, Cocina, Repartidor, Administrador). Cada empleado tiene uno y hereda lo que el perfil permite. Una excepción para una sola persona se da como permiso individual, sin crear otro perfil.

¿Qué permisos corresponden a cada puesto?

Referencia sugerida (cada restaurante la ajusta):

Acción Mesero Cajero Gerente
Abrir mesa y mandar comanda Sí Sí Sí
Ver todas las mesas No: sólo las suyas Sí Sí
Cobrar Según operación Sí Sí
Dar descuento No Hasta un tope Sí
Cortesía No No Sí
Borrar producto ya enviado No Con autorización Sí
Cancelar cuenta con consumo No Con autorización Sí
Cancelar cuenta con cheque impreso No No Sí
Reabrir cuenta cerrada No No Sí
Mover cuenta a otra mesa / cambiar mesero No Con autorización Sí
Corte parcial y retiros No Sí Sí
Cambiar fondo de caja No No Sí
Ver reportes de ventas No Resumen Sí
Perfiles y permisos No No Sólo administrador

¿Qué principios se aplican?

  1. Mínimo necesario. El mesero no necesita cancelar ni reabrir; el cajero no necesita editar perfiles.
  2. Separación de funciones. Quien cobra no debería también autorizar sus propias cancelaciones. Dos personas distintas para cobrar y autorizar.
  3. Autorización en el momento. Si un mesero necesita borrar un platillo enviado, el encargado teclea su PIN y sigue; el mesero no recibe el permiso para siempre.
  4. PIN personal. Cada empleado tiene el suyo. Un PIN compartido borra la responsabilidad. Ver clave del gerente compartida.
  5. Excepciones por persona, no por perfil. Si sólo una persona necesita algo distinto, se le da a ella.
  6. Revisión trimestral. Cuando alguien cambia de puesto o sale, se actualiza el perfil o se desactiva.

¿Cómo se configura paso a paso?

  1. Crea o revisa los perfiles: Mesero, Cajero, Gerente, Cocina, Repartidor.
  2. Para cada perfil abre la lista de permisos por área y marca sólo lo que corresponde.
  3. Busca por palabra los permisos de riesgo (descuento, cancelar, reabrir, fondo) y desmárcalos para mesero y cajero.
  4. Da de alta a cada empleado con su perfil y su PIN.
  5. Prueba: entra como mesero y verifica que pida autorización al cancelar.
  6. Cuando alguien cambie de puesto, pídele que salga y vuelva a entrar con su PIN para tomar los permisos nuevos.

¿Qué cambia cuando alguien no tiene un permiso?

Con un sistema bien configurado, no se "bloquea" a la persona: se abre una ventana que pide el PIN de alguien con permiso. Así el servicio no se detiene y queda anotado quién autorizó. Ver autorización del encargado con PIN.

Cómo lo resuelve Repos

  • Perfiles de fábrica: Administrador, Gerente, Cajero, Mesero, Repartidor y Cocina, con Permisos de perfil por áreas (Botones, Configuración, Mesa, Reportes y Otros), buscador y explicación debajo de cada permiso.
  • Excepciones por persona en Configuración › Empleados › Otros permisos.
  • Cada mesero ve sus mesas; gerente y cajero ven todas.
  • Permisos de caja específicos: Reabrir una cuenta cerrada, Descuento mayor al tope y Cambiar fondo de caja con bitácora.
  • Si falta un permiso, se abre «Se necesita autorización» y el encargado la da con su PIN; queda anotado quién autorizó.
  • PIN cifrado y único por empleado, con freno tras 5 PIN fallidos y bloqueo de la terminal por inactividad.

Por qué Repos para permisos: los perfiles, las excepciones por persona y la autorización con PIN vienen incluidos, sin módulo de seguridad aparte ni cargo por usuario; el precio cerrado es $350 MXN al mes con IVA.

Preguntas frecuentes

¿Debo crear un perfil nuevo para cada empleado?

No. Un perfil por puesto y, si una persona necesita algo distinto, un permiso individual.

¿Los cambios de permisos aplican de inmediato?

A quien ya está dentro no; sigue con los permisos con los que entró. Al salir y volver a entrar con su PIN toma los nuevos.

¿Puede el mesero cobrar?

Depende de tu operación. En muchos restaurantes cobra el cajero; en otros el mesero cobra en la mesa con la terminal. El perfil lo define.

¿Qué hago si el administrador es el único que puede todo?

Define también un gerente con permisos de operación y no le quites a nadie el permiso de administrar perfiles: debe quedar al menos una persona que pueda.

Fuentes